Cách xây dựng sơ đồ quy trình bán hàng bài bản, chuyên nghiệp

Doanh nghiệp muốn bán hàng hiệu quả, hoạt động một cách trơn tru và có hệ thống thì nhất định phải có một quy trình bán hàng chuyên nghiệp. Biết cách xây dựng sơ đồ bán hàng của công ty bài bản, chuyên nghiệp doanh nghiệp sẽ tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng và có cơ hội kiếm được nguồn doanh thu lớn hơn. Trong nội dung bài viết hôm nay, Unica sẽ hướng dẫn bạn quy trình bán hàng 7 bước để bán hàng đạt hiệu quả cao nhất, hãy khám phá ngay nhé.

1. Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng được định nghĩa là trình tự để doanh nghiệp, chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp thực hiện các hoạt động trao đổi hàng hoá (bán hàng) với khách hàng tiềm năng, khách hàng có nhu cầu mua sắm sản phẩm được doanh nghiệp quy định có tính bắt buộc để đáp ứng mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị bán hàng trong doanh nghiệp.

Quy trình bán hàng

2. Tại sao doanh nghiệp cần sơ đồ quy trình bán hàng

Xây dựng quy trình bán hàng là một việc làm rất cần thiết để giúp doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru và nhất quán. Về cơ bản, quy trình bán hàng sẽ mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, một số những lợi ích tiêu biểu có thể kể đến như:

- Xây dựng quy trình bán hàng rõ ràng, nhất quán. Từ đó bạn có thể hiểu được cụ thể sắc thái bán hàng của mình để dễ dàng đánh giá hiệu quả tổng thể một cách tốt nhất.

- Khi có quy trình thì tất cả nhân viên đều sẽ bán hàng theo cùng một quy trình đó. Điều này giúp bạn biết rõ bước nào đang thách thức và bước nào cung cấp giá trị. Từ đó, bạn có thể cải tiến được quy trình hoạt động của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả.

- Một quy trình bán hàng tốt, bài bản sẽ giúp tăng doanh số vượt trội. Bởi khi có lộ trình thì nhân viên sẽ biết họ cần phải làm gì để hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng. Đồng thời, cải tiến dịch vụ mang tới trải nghiệm hài lòng nhất cho khách hàng.

- Xây dựng quy trình hoạt động cụ thể sẽ loại bỏ đi được những hoạt động không cần thiết, tập trung vào những hoạt động chiến lược mang lại hiệu quả cao.

- Quy trình bán hàng hiệu quả giúp giảm thiểu thách thức, tối ưu chi phí và nguồn nhân lực. Bán hàng tiết kiệm nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao.

Sơ đồ quy trình bán hàng

3. Hướng dẫn quy trình 7 bước bán hàng 

Quy trình bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định trực tiếp sự thành bại trong kinh doanh. Thấu hiểu điều đó, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn lập sơ đồ quy trình bán hàng tại cửa hàng. Tuỳ quy mô và lĩnh vực mà quy trình bán hàng sẽ có các bước khác nhau. Tuy nhiên hầu hết các quy trình trong kinh doanh bán hàng phổ biến sẽ bao gồm 7 bước sau:

3.1. Bước 1: Chuẩn bị

Trước khi bắt đầu thực thi quy trình bán hàng, bạn cần phải thực hiện tốt công tác chuẩn bị. Bước chuẩn bị này bao gồm:

- Chuẩn bị các vấn đề liên quan đến sản phẩm có ý định kinh doanh bao gồm: mô tả sản phẩm, giá cả, tùy chọn thanh toán, mức giá đối thủ cạnh tranh đang để, ngày bán hàng cụ thể. Chuẩn bị càng nhiều thông tin liên quan đến sản phẩm bạn sẽ càng xây dựng quy trình bán hàng kỹ càng và có thể kết nối được với khách hàng tốt hơn.

- Lên kế hoạch bán hàng: địa điểm, thời gian, trang phục của nhân viên bán hàng, học Livestream bán hàng...

- Chuẩn bị bài thuyết trình bán hàng và câu hỏi giả định kèm đáp án để sẵn sàng trả lời bất cứ câu hỏi nào mà khách hàng có thể đưa ra đối với sản phẩm của bạn.

Chuẩn bị thứ khách hàng cần là bước đầu tiên trong quy trình bán hàng

3.2. Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng chính là bước thứ hai trong quy trình bán hàng mà bất cứ người học kinh doanh nào cũng phải thực hiện. Việc xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng sẽ giúp loại bỏ được những khách hàng không triển vọng, đồng thời khai thác được tối đa các khách hàng có nhu cầu và khả năng mua sản phẩm cao. Bên cạnh đó, bước này cũng giúp tăng tỉ lệ chiến thắng trong quá trình cạnh tranh với đối thủ.

3.3. Bước 3: Tiếp cận khách hàng

Sau khi đã xác định được khách hàng tiềm năng thì bước tiếp theo trong lưu đồ quy trình bán hàng đó chính là tiếp cận khách hàng. Thực hiện tốt bước này sẽ giúp cho chủ kinh doanh nắm được nhu cầu của khách hàng một cách cụ thể nhất, từ đó xác định được sản phẩm và dịch vụ cần cung cấp cho khách hàng. Thực tế, một nhân viên xuất sắc chính là người biết cách bán cho khách hàng những thứ mà họ đang cần.

Để tiếp cận khách hàng hiệu quả, bạn sẽ phải tạo mối liên kết cá nhân với nhóm khách hàng được cho là tiềm năng. Bước này liên quan trực tiếp đến việc khách hàng tiềm năng tương tác và thu hút người mua. Vì vậy cần phải được thực hiện thật cẩn trọng.

 
Tiếp cận khách hàng giúp cho bạn có thể bán được sản phẩm nhanh nhất

3.4. Bước 4: Giới thiệu, trình bày về sản phẩm/ dịch vụ

Bước tiếp theo trong quy trình 7 bước bán hàng cơ bản đó là bạn bắt đầu giới thiệu, trình bày về sản phẩm/ dịch vụ. Mục đích của bước này là để giúp khách hiểu rõ hơn về sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp bạn đang cung cấp. Đây được xem như bước lôi kéo, tiếp cận khách hàng đến gần hơn với sản phẩm/ dịch vụ. Vì vậy bài giới thiệu, trình bày cần logic, hấp dẫn và mang tính thuyết phục cao.

Hiện nay, có hai hình thức giới thiệu về sản phẩm là trực tiếp (thông qua lời nói) và gián tiếp (thông qua các kênh truyền thông).

3.5. Bước 5: Giải đáp thắc mắc, báo giá và thuyết phục khách hàng

Sau khi bạn đã giới thiệu, trình bày sản phẩm/ dịch vụ xong thì chắc chắn khách hàng sẽ đặt ra câu hỏi liên quan đến sản phẩm/ dịch vụ doanh nghiệp bạn đang cung cấp. Việc quan trọng nhất lúc này là bạn giải đáp thắc mắc của khách hàng. Tuy nhiên không phải cứ giải đáp là xong, để khách mua hàng bạn cần phải vừa giải đáp vừa thuyết phục.

Trong quá trình bán hàng, không phải lúc nào khách hàng cũng mua sản phẩm một cách dễ dàng, chính vì vậy nhân viên bán hàng luôn cần đến kỹ năng thuyết phục. Ví dụ, đối với những khách hàng thường mặc cả thì bạn nên áp dụng chính sách ưu đãi, còn đối với những khách hàng trọng hình thức thì bạn nên đánh vào chất lượng... Thông thường, hình thức này sẽ thường gặp trong quy trình bán hàng tại cửa hàng.

3.6. Bước 6: Chốt đơn hàng

Sau khi thuyết phục khách hàng thành công thì bạn tiến hàng thống nhất và chốt đơn hàng. Tuy nhiên, sau khi khách đã chốt đơn thì bạn cũng không nên cẩn trọng bởi sẽ có trường hợp khách có thể hủy đơn. Để tránh rủi ro này thì người bán hàng nên sử dụng các câu hỏi mở để khai thác triệt để nhu cầu của khách hàng, đồng thời nắm bắt được độ chắc chắn về khả năng mua sản phẩm của khách.

Nên khai thác triệt để nhu cầu của khách hàng trước khi chốt đơn

3.7. Bước 7: Chăm sóc khách hàng sau bán

Bước cuối cùng trong quy trình bán hàng đó chính là chăm sóc khách hàng sau bán. Đây là một bước rất quan trọng mà nhiều chủ kinh doanh đang làm rất tốt hiện nay. Lợi ích của bước này mang lại đó chính là giúp tạo sự gắn bó lâu dài của khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ của cửa hàng.

4. Cần lưu ý gì trước khi lập ra quy trình bán hàng?

Sau khi đã biết quy trình 7 bước bán hàng chuyên nghiệp thì bạn có thể bắt tay vào xây dựng một quy trình bán hàng cụ thể cho mình. Tuy nhiên trước khi lập quy trình trong kinh doanh bán hàng thì bạn cần nhớ kỹ một số vấn đề sau:

4.1. Hiểu rõ khách hàng và các vấn đề của họ

Có một sự thật là khách hàng rất nhiều, dù có cố gắng như thế nào bạn cũng không thể nào bán hàng được cho tất cả mọi người. Vì vậy, thay vì việc cố gắng để làm hài lòng tất cả khách hàng, bạn cần phải xác định nhu cầu của nhóm khách hàng cụ thể sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mình. Từ đó, tập trung việc giải quyết những vấn đề có liên quan đến quyết định mua hàng của họ.

Thấu hiểu khách hàng để lập quy trình bán hàng chặt chẽ

Việc hiểu rõ khách hàng và các vấn đề có liên quan đến họ giúp:

- Bạn không mất thời gian, công sức để làm hài lòng nhóm khách hàng không tiềm năng.

- Đưa ra phương án giải quyết tốt nhất cho khách hàng.

- Cải thiện chất lượng, dịch vụ đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.

- Tối ưu chi phí và lợi nhuận trong kinh doanh bán hàng.

4.2. Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ của bạn

Trong quá trình bán hàng, bạn nhất định phải hiểu rõ về sản phẩm/ dịch vụ của mình. Bởi nếu không hiểu rõ bạn sẽ không thể tư vấn và giải đáp các thắc mắc của khách hàng một cách hiệu quả nhất. Người mua không tìm đến bạn để nghe bạn trình bày các lợi ích, tính năng của sản phẩm/ dịch vụ mà họ sẽ tìm đến bạn khi mà họ có những thắc mắc mong muốn được giải đáp. Hãy nhớ một điều rằng, chỉ khi bạn giải đáp được thắc mắc của khách hàng thì họ mới quyết định mua hàng.

4.3. Phải kiên trì mới thành công

Thực tế không phải cứ xây dựng thành công các bước bán hàng của sale thì sẽ bán được hàng. Để bán hàng hiệu quả không hề đơn giản, bạn cần phải thật kiên trì và kiên nhẫn thì thành công mới đến. Trong quá trình kinh doanh nếu như gặp phải vấn đề khó khăn không nên nản mà hãy kiên trì, cố gắng thích nghi với mọi tình huống. Điều này giúp bạn nhận được những phần thưởng xứng đáng.

Để kinh doanh thành công bạn cần kiên trì

5. Giải quyết những rủi ro trong quy trình bán hàng

Mặc dù trong quá trình thực hiện quy trình bán hàng đã lưu ý kỹ những vấn đề ở trên, tuy nhiên vẫn có khả năng tồn tại những rủi ro không mong muốn. Dưới đây là một số những rủi ro thường gặp, bạn hãy nắm chắc những rủi ro này để có hướng giải quyết phù hợp nhé.

5.1. Chiến lược bán hàng không phù hợp

Chiến lược bán hàng dù có chỉn chu, cặn kẽ và rõ ràng đến đâu cũng không thể chính xác trong mọi thời điểm. Nguyên nhân là bởi thị trường kinh doanh luôn không ngừng phát triển và biến đổi. Để có chiến lược bán hàng phù hợp với từng thời điểm cụ thể thì doanh nghiệp cần theo dõi và cập nhật đầy đủ các thông tin bao gồm: tâm lý, xu hướng, thị phần, đối thủ cạnh tranh,... Sau đó điều chỉnh lại quy trình bán hàng cho phù hợp.

5. 2. Chỉ số về lợi nhuận và bán hàng

Trong quá trình xây dựng quy trình bán hàng, không phải lúc nào chỉ số về lợi nhuận/ giá bán cũng được thu thập cũng chính xác. Thêm nữa, giá bán còn phụ thuộc vào các yếu tố của thị trường, khi giá bán điều chỉnh thì lợi nhuận sẽ thay đổi. Việc thường xuyên cập nhật thông tin về tỷ suất giá bán/ lợi nhuận bán hàng dựa trên số liệu thực tế sẽ giúp bạn biết được tình hình kinh doanh của mình đang như thế nào. Đồng thời biết điều chỉnh giá sao cho phù hợp với thị trường.

Rủi ro về chi phí và lợi nhuận trong bán hàng

5.3. Mâu thuẫn giữa bộ phận Sales và Marketing

Sales và Marketing là 2 bộ phận thường xuyên có mâu thuẫn với nhau nhất. Khi hai bộ phận này mâu thuẫn, không nhất quán ý kiến và chiến lược hành động với nhau thì sẽ kéo theo rất nhiều hậu quả, và hậu quả nghiêm trọng nhất là doanh nghiệp không có lợi nhuận.

Để doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, thực hiện đúng quy trình bán hàng đã lập ra thì cần phải giải quyết triệt để mâu thuẫn giữa 2 bộ phận này. Nếu phát hiện bất kỳ mâu thuẫn nào giữa bộ phận Sales và Marketing thì doanh nghiệp cần giải quyết nhanh chóng, triệt để, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.

5.4. Bán hàng kém hiệu quả

Trong quá trình thực hiện quy trình bán hàng, không tránh khỏi có lúc nhân viên bán hàng bỏ lỡ khách hàng tiềm năng và cơ hội phát triển doanh thu. Việc chỉ tập trung vào kỹ năng mềm trong bán hàng mà không chú trọng đến cá nhân hoá trải nghiệm của khách hàng thì doanh nghiệp sẽ mất đi tính cạnh tranh về lâu dài. Đây chính là một trong những nguyên nhân làm giảm khách hàng tiềm năng.

Để bán hàng hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp hãy xây dựng một chiến lược kinh doanh cải thiện vấn đề đã chia sẻ trên. Từ đó giúp quy trình bán hàng phát huy tối đa công dụng vốn có của nó.

Nhân viên bán hàng kém hiệu quả gây bỏ lỡ khách hàng

6. Một số sai lầm thường gặp khi xây dựng quy trình bán hàng

Doanh nghiệp nếu muốn có một quy trình bán hàng hiệu quả để tăng trưởng doanh thu vượt trội nhất định phải tránh được một số sai lầm điển hình sau:

6.1. Không hoàn thiện từng bước trước khi chuyển sang bước tiếp theo

Tất cả các bước bán hàng thành công đã chia sẻ ở trên đều rất quan trọng. Vì vậy, bạn không thể bỏ qua bất kỳ một bước nào. Tuy nhiên trong quá trình xây dựng quy trình bán hàng, nhiều người lại bỏ qua, không thực hiện triệt để bước này đã vội vàng chuyển sang bước tiếp theo. Điều này khiến quy trình bán hàng bị lỏng lẻo, không chặt chẽ.

Ví dụ: Bạn đang ở khâu giới thiệu sản phẩm/ dịch vụ cho khách hàng, chưa giúp khách hàng hiểu gì về thông tin sản phẩm/ sản phẩm, chưa giải đáp hài lòng các câu hỏi của khách đã vội vàng chuyển sang khâu chốt đơn. Điều này kéo theo hậu quả quy trình bán hàng không phát huy được hết tác dụng như mong đợi.

6.2. Không xác định rõ hành động

Rất nhiều doanh nghiệp khi lập kế hoạch bán hàng không xác định được cụ thể hành động của mình là gì. Điều này gây khó khăn trong lộ trình bán hàng. Khi đưa sản phẩm ra mắt thị trường, bạn nhất định phải có hành động, chiến lược cụ thể. Xác định rõ đối tượng, mục tiêu và phương hướng bán hàng để có kế hoạch bán hàng chủ động, không bị ảnh hưởng đến kế hoạch cũng như quy trình bán hàng của mình.

Doanh nghiệp không xác định được rõ hành động

6.3. Chỉ sử dụng một phương pháp bán hàng

Trong thời đại công nghệ 4.0, hành vi khách hàng đã thay đổi rất nhiều. Nếu như bạn chỉ sử dụng một phương pháp bán hàng truyền thống và không sử dụng kênh online thì chắc chắn bán hàng sẽ không hiệu quả. Bởi kênh online có độ phủ sóng rộng và linh hoạt hơn, bạn ngồi ở đâu cũng có thể bán hàng, thậm chí không cần đầu tư vốn thuê mặt bằng vẫn có thể chốt đơn hàng ngày.

Để tăng doanh số cũng như để phù hợp với thị trường thời điểm hiện tại, doanh nghiệp cần xây dựng mô hình bán hàng đa kênh, áp dụng nhiều mô hình kinh doanh khác nhau như: kinh doanh online trên mạng xã hội, online trên các sàn thương mại điện tử shopee, tiki, lazada,...

7. Các hình thức trong sơ đồ quy trình bán hàng

Trong sơ đồ quy trình bán hàng có 2 hình thức phổ biến nhất đó là: Bán hàng doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) và bán hàng doanh nghiệp với người tiêu dùng (B2C). Bạn cần phải hiểu rõ được 2 hình thức này để xây dựng quy trình bán hàng đúng giúp tiếp cận khách hàng tiềm năng phù hợp.

7.1. Bán hàng B2B

Bán hàng B2B (Business to Business) là hình thức bán hàng giữa các doanh nghiệp với nhau. Trong mô hình này, bên bán và bên mua đều là doanh nghiệp, mục đích của giao dịch là để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực bán hàng B2B thì bạn sẽ thường làm việc với một người mua chuyên nghiệp.

Ví dụ quy trình bán hàng B2B bao gồm:

- Bán buôn: Nhà sản xuất hạt cà phê gốc bán sẽ bán một lượng lớn hạt cà phê cho một quán cà phê. Sau đó quán cà phê đó lại bán một lượng nhỏ cà phê cho người tiêu dùng.

- Nguồn cung cấp: Công ty sản xuất giấy bán cốc giấy, khăn giấy cho nhà hàng sử dụng số lượng lớn.

- Dịch vụ: Một công ty tiếp thị làm việc với một doanh nghiệp khác với mục đích để tăng thương hiệu cho họ.

Bán hàng B2B là bán hàng doanh nghiệp với doanh nghiệp

7.2. Bán hàng B2C

Bán hàng B2C (Business to Consumer) là hình thức bán hàng giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng. Trong mô hình này, bên bán là doanh nghiệp, bên mua là người tiêu dùng cuối cùng. So với hình thức B2B thì bán hàng B2C sẽ ngắn hơn và có nhiều khách hàng thực hiện mua hàng ngày hơn.

Ví dụ về hình thức bán hàng B2C như sau: Cửa hàng cung cấp sản phẩm điện tử, ví dụ sản phẩm ở đây là máy tính sẽ bán cho khách hàng cá nhân đến mua lẻ. Hoặc bên công ty bán bảo hiểm sẽ bán cho người mua là khách hàng cá nhân.

8. Các câu hỏi thường gặp về quy trình bán hàng

Để giúp các nhà kinh doanh có thêm hiểu biết liên quan đến các bước trong quy trình bán hàng cá nhân, sau đây chúng tôi sẽ cung cấp thêm một số câu hỏi thường gặp kèm đáp án trả lời, bạn hãy tham khảo nhé.

8.1. Trong quy trình bán hàng bước nào quan trọng nhất?

Về cơ bản, bước nào trong quy trình bán hàng cũng quan trọng. Tuy nhiên bước quan trọng nhất là bước xác định, tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Bởi khách hàng chính là người mang lại cho bạn lợi nhuận. Khi xác định đúng tệp khách hàng thì kinh doanh sẽ tối ưu, không mất chi phí và thời gian, công sức cho những khách hàng không mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Thời gian, công sức và chi phí đó bạn có thể tối ưu để sử dụng cho những việc khác.

Tìm kiếm khách hàng là bước quan trọng nhất trong quy trình bán hàng

8.2. Làm thế nào để xác định khách hàng tiềm năng?

Để xác định đúng tệp khách hàng tiềm năng, bạn cần phải nghiên cứu và phân tích kỹ thị trường. Bạn nên sử dụng các công cụ và các dịch vụ phân tích insight khách hàng để quá trình xác định khách hàng tiềm năng được dễ dàng hơn.

8.3. Quy trình bán hàng có thể thay đổi theo ngành và doanh nghiệp?

Quy trình bán hàng không cố định mà nó sẽ thay đổi tuỳ theo từng ngành và tuỳ theo từng mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi ngành và mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình bán hàng riêng. Tuy nhiên dù có quy trình riêng thì mục tiêu cuối cùng hướng đến vẫn là làm sao để tăng trưởng doanh số, thúc đẩy bán hàng hiệu quả, không bị tồn đọng vốn và sản phẩm quá lâu.

9. Kết luận

Trên đây là 7 bước hướng dẫn thực hiện quy trình bán hàng đúng chuẩn mà chủ shop nào cũng nên đọc để có kinh nghiệm hơn trong quá trình kinh doanh của mình. Hy vọng với những thông tin chia sẻ trong bài viết, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp, bài bản nhất để tiết kiệm tối đa thời gian, tăng hiệu quả bán hàng và tạo trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Chúc các bạn thực hiện thành công.