Lập kế hoạch bán hàng là gì? Quy trình, yêu cầu và những vấn đề thường gặp

Để kinh doanh hiệu quả, sản phẩm bán ra thu hút được nhiều khách hàng và bán được với số lượng lớn thì bạn cần phải có chiến lược kinh doanh phù hợp. Lập kế hoạch là một trong những bước vô cùng quan trọng trong chiến lược kinh doanh, nó giống như chìa khóa giúp doanh nghiệp đặt ra mục tiêu và thực hiện hoá chiến lược kinh doanh của mình một cách hiệu quả hơn. Để hiểu rõ hơn các phương án bán hàng hiệu quả và các bước lập kế hoạch bán hàng như thế nào, bạn hãy tham khảo nội dung bài viết sau đây để tìm cho mình câu trả lời nhé.

1.  Lập kế hoạch bán hàng là gì?

Lập kế hoạch bán hàng là quá trình xác định các mục tiêu và xây dựng chiến lược bán hàng cụ thể, chi tiết làm sao để có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch bán hàng cần phối hợp với kế hoạch tiếp thị và kế hoạch kinh doanh giúp doanh nghiệp bán được nhiều đơn, có thể đạt được những chỉ số mà họ kỳ vọng đạt được.

Lập kế hoạch bán hàng

Lập kế hoạch bán hàng là một quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu bán hàng của mình. Kế hoạch bán hàng hiệu quả sẽ giúp người bán tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng khả năng thành công của các chiến dịch bán hàng. Có thể nói, kế hoạch bán hàng cũng gần giống như một kế hoạch truyền thông. Tuy nhiên nó sẽ tập trung vào sâu hơn vào chiến lược bán hàng, mô tả chính xác cách bạn thực hiện những mục tiêu kinh doanh mà bạn đã đặt ra ra sao. Đích đến cuối cùng của việc lập bảng kế hoạch bán hàng đó là làm sao để bán hàng hiệu quả, tăng trưởng doanh số.

2. Tại sao cần lập kế hoạch bán hàng?

Không phải ngẫu nhiên mà việc lập kế hoạch bán hàng lại được các nhà kinh doanh quan tâm và coi là bước quan trọng đầu tiên cần phải thực hiện trong quá trình kinh doanh của mình. Dưới đây là những lợi ích mà việc xây dựng kế hoạch kinh doanh bán hàng mang lại:

2.1. Định hướng mục tiêu

Xác định kế hoạch bán hàng giúp người bán xác định được cụ thể và rõ ràng mục tiêu cũng như định hướng kinh doanh của mình. Trong kinh doanh, mục tiêu bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng, nó giống như kiểu bản đồ, giúp người bán xác định được hướng đi đúng đắn. Mục tiêu bán hàng cần phải cụ thể và thực tế. Như vậy người bán mới biết mình cần phải tập trung vào vấn đề gì để thành công.

Gợi ý một số định hướng mục tiêu mà người kinh doanh có thể đặt ra cho mình đó là: Mục tiêu tăng doanh số, mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới,...

Khi lập kế hoạch bán hàng cần định hướng mục tiêu

2.2. Tối ưu hóa tài nguyên

Việc xác định kế hoạch bán hàng hiệu quả cũng sẽ giúp tối ưu hoá tài nguyên, bao gồm: cơ sở vật chất, nguồn lực và tài chính. Khi bạn lập kế hoạch bán hàng tức là bạn đã phác thảo ra mục tiêu, những việc mình cần làm. Từ đó, phân bổ được tài nguyên một cách hợp lý, giảm thiểu tối đa sự lãng phí hay thiếu hụt nguồn lực. Lập kế hoạch bán hàng giúp tăng cường hiệu quả hoạt động, đồng thời dễ dàng đánh giá  cơ hội phát triển của doanh nghiệp.

2.3. Tiếp cận khách hàng hiệu quả

Lập kế hoạch bán hàng giúp người bán xác định được chân dung khách hàng mục tiêu và triển khai phương pháp tiếp cận khách hàng phù hợp. Bằng việc tiếp cận khách hàng hiệu quả, nắm được thông tin về khách hàng tiềm năng, hiểu rõ nhu cầu của họ doanh nghiệp sẽ tạo ra những chiến lược bán hàng phù hợp. Từ đó, thúc đẩy bán hàng, kinh doanh chốt được nhiều đơn.

2.4. Phân công trách nhiệm rõ ràng

Để kinh doanh bán hàng hiệu quả, chốt được nhiều đơn thì một người không thể làm được mà cần phải có một đội ngũ. Xây dựng phương án bán hàng giúp người bán dễ dàng phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong đội ngũ bán hàng. Từ đó, họ biết mình phải làm gì.

Phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng người trong đội ngũ bán hàng

Khi phân công trách nhiệm rõ ràng thì từng thành viên sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ cụ thể. Tuy vậy, các thành viên trong đội ngũ bán hàng vẫn phải phối hợp với nhau nhằm đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra một cách suôn sẻ nhất.

2.5. Đồng bộ hóa hoạt động

Kế hoạch bán hàng bao gồm mục tiêu, chiến lược, chỉ số đo lường và các hoạt động nhằm thúc đẩy bán hàng hiệu quả. Một bảng kế hoạch bán hàng khoa học, chỉn chu sẽ giúp đồng bộ hoá các hoạt động. Điều này giúp cho các thành viên trong đội ngũ bán hàng có thể làm việc hiệu quả, phối hợp với nhau ăn ý hơn. Từ đó, hoàn thành thật tốt mục tiêu chung của doanh nghiệp.

3. Các yêu cầu và chỉ tiêu đối với kế hoạch bán hàng

Để lập kế hoạch bán hàng cho sản phẩm mới hiệu quả doanh nghiệp cần phải có các yêu cầu và chỉ tiêu đối với kế hoạch lập ra. Cụ thể các yêu cầu và chỉ tiêu này như sau:

3.1. Các yêu cầu của kế hoạch bán hàng

Người bán muốn gặt hái được thành công khi kinh doanh cần phải đặt ra các yêu cầu cho bản kế hoạch bán hàng. Kế hoạch bán hàng không phải lập ra cho có, cho đầy đủ bước mà phải thể hiện được đúng lộ trình và cách thức làm sao để đạt doanh số, thu về lợi nhuận.

Yêu cầu của kế hoạch bán hàng

Yêu cầu tối thiểu của một bản kế hoạch bán hàng đó là: Bao hàm được các mục tiêu bán hàng, thể hiện được trách nhiệm và quyền lợi của nhân viên bán hàng, chỉ tiêu cho người bán hàng. Kế hoạch bán hàng bắt buộc phải thể hiện được doanh số bán hàng theo định mức chỉ tiêu đặt ra.

3.2. Các chỉ tiêu bán hàng (KPIs)

Chỉ tiêu bán hàng hay KPI chính là yêu cầu bắt buộc phải có trong kế hoạch bán hàng. Trong kinh doanh bán hàng, chỉ tiêu này bao gồm: chỉ tiêu kết quả và chỉ tiêu hoạt động.

- Chỉ tiêu kết quả: Thể hiện qua 3 đơn vị đo đó là: Khối lượng hàng bán tương đối, tài chính và cơ sở khách hàng. Khối lượng hàng bán được xác định như hệ số mục tiêu bán hàng chung của doanh nghiệp, nó dựa trên tổng khối lượng hàng bán. Cơ sở khách hàng là tập trung vào duy trì khách hàng cũ hoặc thu hút khách hàng mới. Chỉ tiêu tài chính bao gồm 3 dạng chỉ tiêu là: lợi nhuận khu vực, tổng lãi gộp và kiểm soát chi phí.

- Chỉ tiêu hoạt động: Xác định dựa trên hành vi ứng xử của nhân viên bán hàng. Cụ thể là xét duyệt theo quy định số các hoạt động mà nhân viên thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ: Gọi bao nhiêu cuộc gọi bán hàng trong ngày, đăng bao nhiêu bài viết bán hàng trong ngày,... Chỉ số hoạt động thường không được sử dụng để đánh giá kết quả công việc, bởi nó không đo lường được chất lượng công việc một cách cụ thể. Vì vậy sẽ không khách quan và có nguy cơ tạo ra sự thiếu trung thực.

Các chỉ tiêu bán hàng (KPIs)

3.3. Mục đích xác định chỉ tiêu bán hàng

Lập kế hoạch bán hàng cần phải xác định được chỉ tiêu bán hàng, đây là yêu cầu quan trọng và bắt buộc. Mục đích để tạo cảm hứng và khiến cho họ biết chắc chắn họ cần phải làm gì để bán hàng hiệu quả, Hệ thống chỉ tiêu đề ra tốt có thể cung cấp một công cụ giúp kiểm soát hàng ngày trong hoạt động quản trị.

Ngoài ra, chỉ tiêu bán hàng còn giúp đề ra các bản ghi chép, nhắc nhở nhân viên cần phải thực hiện đúng để đảm bảo mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

3.4. Các yêu cầu của chỉ tiêu bán hàng

Các yêu cầu của chỉ tiêu bán hàng bao gồm:

- Thích hợp: Chỉ tiêu đưa ra trong kế hoạch bán hàng cần dựa vào các số liệu khoa học và tương thích với số lượng và khả năng của nhân sự. Như vậy thì khả năng thành công mới cao.

- Khả năng thực thi: Đặt chỉ tiêu phù hợp để nhân viên tin rằng có thể đạt được.

- Dễ hiểu: Chỉ tiêu bán hàng không nên quá phức tạp, khó hiểu và phải phù hợp. Bởi nếu như một hệ thống chỉ tiêu quá phức tạp thì lực lượng bán hàng sẽ không hiểu, dẫn đến việc bỏ qua.

- Đầy đủ: Một chỉ tiêu đầy đủ sẽ bao trùm tất cả các tiêu chuẩn được sử dụng để kiểm soát, hướng dẫn và đánh giá nhân sự bán hàng.

Các yêu cầu của chỉ tiêu bán hàng

3.5. Sự tham gia của lực lượng bán hàng vào việc thiết lập chỉ tiêu

Để lập kế hoạch bán hàng hiệu quả, nhà quản trị cần đặc biệt quan tâm đến sự tham gia của lực lượng bán hàng. Tốt nhất là nên để nhân viên tự trình các chỉ tiêu phù hợp với tiềm năng và khả năng của mình. Tuy nhiên, không loại trừ khả năng nhân viên sẽ xây dựng chỉ tiêu thấp. Trong trường hợp này, nhà quản trị cần phải xem lại về mức thu nhập của họ xem có phù hợp với chỉ tiêu mà họ tự đề ra hay không.

Theo một số nghiên cứu đánh giá chất lượng nhân viên cho thấy: Phần lớn các nhân viên đều một cam kết lớn hơn đối với các chỉ tiêu của họ khi họ tham gia vào xác định các chỉ tiêu.

4. Các bước lập kế hoạch kinh doanh bán hàng

Lập kế hoạch kinh doanh bán hàng tưởng dễ nhưng thực ra không hề đơn giản. Thấu hiểu điều đó, sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn lập bản kế hoạch bán hàng chi tiết, hãy lưu lại ngay nhé.

Các bước lập kế hoạch kinh doanh bán hàng

4.1. Bước 1: Xác định mục tiêu bán hàng

Bước đầu tiên khi lập kế hoạch đó là doanh nghiệp cần xác định mục tiêu bán hàng. Để có thể xác được vấn đề này doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố như:  đối thủ cạnh tranh, tình hình tài chính, sản phẩm/ dịch vụ, thị trường,... 

Mục tiêu bán hàng chính là đích đến cuối cùng mà doanh nghiệp cần phải đạt được. Vì vậy nó đóng vai trò vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp nên đặt mục tiêu bán trong một khoảng thời gian nhất định chứ không nên cố định quá lâu.

4.2. Bước 2: Xây dựng chân dung khách hàng

Sau khi đã xác định được mục tiêu bán hàng, tiếp theo doanh nghiệp cần xác định chân dung khách hàng mục tiêu. Bởi khách hàng chính là người mang lại thu nhập và giúp bạn thực hiện được mục tiêu kinh doanh đã đặt ra. Việc xây dựng chân dung khách hàng giúp doanh nghiệp định hướng được chiến lược và nguồn lực để làm sao tiếp cận và phục vụ đúng vào những người có tiềm năng mua hàng cao. Từ đó thúc đẩy chuyển đổi cho doanh nghiệp.

Để xác định chân dung khách hàng mục tiêu nhà kinh doanh có thể nghiên cứu, tìm hiểu các yếu tố như: tâm lý học (nhu cầu, sở thích, mong muốn), nhân khẩu học (nghề nghiệp, giới tính, độ tuổi), hành vi (hành vi mua sắm, xu hướng sử dụng sản phẩm),...

Cần tập trung vào khách hàng để tìm ra tệp khách hàng mục tiêu

4.3. Bước 3: Khảo sát thị trường

Trước khi xây dựng phương án bán hàng doanh nghiệp bắt buộc phải khảo sát thị trường. Mục đích để hiểu rõ được nhu cầu, xu hướng thị trường hiện nay là gì? Tình hình cạnh tranh ra sao? Việc khảo sát thị trường giúp doanh nghiệp đưa ra được chiến lược bán hàng phù hợp.

Để quá trình khảo sát thị trường mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp cần khảo sát, thu thập dữ liệu trên nhiều khía cạnh bao gồm: phỏng vấn, khảo sát trực tuyến, tìm hiểu các báo cáo thị trường,... 

4.4. Bước 4: Hoạch định chiến lược hành động

Sau khi đã hoàn tất các bước chuẩn bị bên trên, tiếp theo đến công đoạn hoạch định chiến lược hành động. Mục đích của bước này là để doanh nghiệp xác định được rõ mục tiêu, phương pháp cũng như hoạt động bán hàng sao để đạt được đúng mục tiêu đề ra. Một bản hoạch định chiến lược hành động đúng đắn, hiệu quả cần dựa trên một số yếu tố bao gồm: mục tiêu bán hàng, phân tình tình hình kinh doanh,...

Nội dung bản chiến lược hành động bán hàng cần có các nội dung như: Khách hàng mục tiêu, kênh phân phối, sản phẩm, giá, chiến lược marketing, khuyến mãi, nguồn lực, ngân sách,... Bên cạnh việc thực hiện đúng các nội dung này doanh nghiệp cũng phải lên lịch thực hiện hoạt động bán hàng để theo dõi và đánh giá chi tiết hiệu quả của chiến dịch. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chiến lược bán hàng theo thời gian hiệu quả.

Hoạch định chiến lược hành động

4.5. Bước 5: Lập kế hoạch dự phòng

Để kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp nhất định phải lập kế hoạch bán hàng dự phòng. Bởi nếu như có bản dự phòng doanh nghiệp có thể chủ động ứng phó với những tình huống bất ngờ có thể xảy đến. Để lập kế hoạch dự phòng doanh nghiệp cần: 

- Xác định được những rủi ro có thể xảy đến bản kế hoạch bán hàng chính.

- Lên kế hoạch phân bổ nhiệm vụ cho từng nhân viên trong việc thực hiện kế hoạch dự phòng.

- Thường xuyên cập nhật bản kế hoạch dự phòng để phù hợp với tình hình thực tế.

4.6. Bước 6: Dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách là bước vô cùng quan trọng trong quá trình lập kế hoạch bán hàng. Bởi nó sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và đảm bảo kế hoạch bán hàng được thực hiện đúng với mong muốn. Tuy nhiên, việc phân bổ ngân sách phù hợp không hề đơn giản, nó thậm chí còn là một thách thức, bởi sẽ luôn có những phát sinh trong quá trình thực hiện. Vì vậy, khi dự toán ngân sách bạn không nên làm quá xa, chỉ nên lập ra trong một khoảng thời gian. Chi phí dự toán cần có khoản chi phí cố định, chi phí biến đổi và cũng có mục cho khoản chi phí phát sinh.

Lên kế hoạch và dự kiến ngân sách cần thiết

5. 5 vấn đề thường gặp phải khi lập kế hoạch bán hàng

Trong quá trình thực hiện quy trình lập kế hoạch bán hàng, nhà kinh doanh rất dễ gặp phải các vấn đề phát sinh. Cụ thể như sau:

5.1. Không xác định được nhu cầu, mong muốn của khách hàng

Để bán hàng ra đơn ầm ầm, việc xác định được nhu cầu, mong muốn của khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu khách hàng không hề dễ. Sau đây là gợi ý giúp bạn xác định được nhu cầu, mong muốn của khách hàng: Tạo khảo sát online, gọi điện, thu thập thông tin từ hệ thống nghiên cứu,... Khi đã thu thập được dữ liệu khách hàng, doanh nghiệp tiến hành phân tích, kết hợp với kế hoạch bán hàng để tạo ra chiến lược kinh doanh phù hợp nhất.

5.2. Không xác định được các thử thách mà doanh nghiệp phải đối mặt.

Khi lập kế hoạch bán hàng, nhà kinh doanh rất hay gặp lỗi không xác định được các thử thách mà doanh nghiệp phải đối mặt. Khi không xác định được vấn đề này tức là kế hoạch bán hàng không thành công. Bởi việc không nêu ra được khó khăn, doanh nghiệp sẽ không xử lý được những vấn đề có thể xảy đến trong quá trình chạy chiến dịch bán hàng. Doanh nghiệp nắm rõ được những thách thức sẽ suôn sẻ hơn trong việc thực hiện chiến lược kinh doanh.

Vấn đề thường gặp phải khi lập kế hoạch bán hàng

5.3. Không nhận được phản hồi, đánh giá từ những người liên quan để xây dựng chiến lược phù hợp

Trong quá trình lập kế hoạch bán hàng, việc xin ý kiến nhận xét, phản hồi và đánh giá của những người có kinh nghiệm liên quan trong lĩnh vực là vô cùng quan trọng. Kế hoạch bán hàng không mang tính chất cá nhân mà là một tập hợp các ý tưởng từ các thành viên trong nhóm bán hàng và tiếp thị. Khi nhận được đóng góp ý kiến bản kế hoạch của bạn sẽ mang tính khách quan và hoàn thiện hơn rất nhiều.

5.4. Mục tiêu xác định là các mục tiêu ảo, không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp

Rất nhiều người trong quá trình xây dựng kế hoạch bán hàng gặp lỗi mục tiêu xác định là các mục tiêu ảo, không phù hợp với thực trạng của doanh nghiệp. Trong thời đại số hóa như hiện nay, việc đưa ra giả định theo trực giác sẽ dẫn đến rất nhiều sai lầm trong kinh doanh. Khi nhu cầu tiêu dùng tăng thì doanh nghiệp cần sử dụng công nghệ để đưa ra quyết định một cách chính xác. Nhà quản trị nên đưa ra mục tiêu kinh doanh “số hoá”, xây dựng mục tiêu dựa trên nguyên tắc SMART.

Xác định mục tiêu bằng quy tắc SMART

5.5. Không xác định đúng thị trường mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới

Để có một chiến dịch bán hàng hiệu quả, người kinh doanh nhất định phải xác định đúng thị trường sao cho phù hợp nhất với tệp khách hàng mục tiêu. Để có một chiến dịch bán hàng hiệu quả, doanh nghiệp (nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa) cần xác định đúng “thị trường ngách”. Do chi phí cũng như nguồn nhân lực có hạn cho nên họ sẽ tìm thị trường ngách để hoạt động chứ không tranh giành, dại dột đi theo thị trường to với các “ông lớn” trong ngành.

6. Kết luận

Bài viết là chia sẻ toàn bộ thông tin xoay quanh vấn đề cách lập kế hoạch bán hàng. Thông qua nội dung bài viết trên đây, chắc chắn bạn đã có thể lập cho mình một bản kế hoạch bán hàng hiệu quả, mang lại giá trị cao nhất. Từ đó, giúp doanh nghiệp bán được nhiều đơn, đạt được những chỉ số đang kỳ vọng đạt được. Đồng thời có thể quản lý nhân sự, tối ưu chi phí kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Chúc các bạn kinh doanh thành công nhé.